Bakgrund
Inom NPM Group-koncernen strävar vi efter att ha ett öppet företagsklimat, hög affärsetik och välmående medarbetare. Våra medarbetare, kunder och leverantörer är våra viktigaste källor till insikt om eventuella brister som måste rättas till.
Då vår verksamhet är värderingsstyrd vill vi att den som misstänker en oegentlighet, dvs något som strider mot NPM Group-koncernens värderingar, affärsetik eller gällande lagstiftning ska berätta det. För att det ska kunna göras utan rädsla för repressalier har koncernen en visselblåsartjänst, där du kan lämna dina uppgifter – du väljer själv om det ska vara anonymt. För att säkerställa anonymiteten och skydda uppgiftslämnare finns NPM Group AB:s visselblåsarpolicy med tillhörande rapporteringsfunktion.
Den här policyn omfattar koncernen NPM Group AB och dess dotterbolag:
- AB Svenska Gräs
-
Bos Mark & Trädgårdsservice AB
- Centric Service AB
- Elit Parkering AB
- Kom Fastighetsförvaltning AB
- Meliti Entreprenad AB
- Nativus AB
- Nativus One AB
- Nordic PM AB
- SSP Sthlm AB
- Svenska Installationsproffsen AB
- Synerco AB
- Synerco Support AB
- Trädgårdstjänst Lund AB
Visselblåsa
Att visselblåsa betyder att väcka ledningens uppmärksamhet om potentiellt illegal och/eller oetisk verksamhet, också känt som oegentlighet.
Vad kan anmälas?
Via denna funktion kan misstanke om allvarliga oegentligheter rapporteras. Som allvarliga oegentligheter räknas bland annat:
ekonomisk brottslighet såsom mutor, bestickning, stöld, bedrägeri och förfalskning, bokföringsbrott och annan överträdelse av redovisnings- och skattelagstiftning.
en intressekonflikt mellan en anställd och bolag som ingår i NPM Group-koncernen.
andra allvarliga oegentligheter som rör NPM Group-koncernens vitala intressen eller enskildas liv och hälsa, som till exempel allvarliga miljöbrott, stora brister i säkerheten på arbetsplatsen och allvarliga former av diskriminering och trakasserier.
Vem kan anmäla?
Rapporteringsrutinen kan användas av alla anställda (oavsett anställningsform) inom NPM Group-koncernen. Även leverantörer, tidigare anställda etc. kan nyttja funktionen.
Hur anmäls andra ärenden?
Andra typer av ärenden såsom tvister, fel, reklamationer, mindre brott, missnöje med lön och liknande utgör inte visselblåsarärenden och ska inte anmälas via detta system. Dessa ärenden ska i första hand rapporteras till närmaste chef eller annan medlem av ledningsgruppen.
Rapportering
-
Du behöver inte ha bevis för din misstanke men ingen anklagelse får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk.
- Det är viktigt att du beskriver all fakta i ärendet, inklusive de förhållanden som du tror är mindre viktiga.
- Vänligen utveckla ditt påstående noggrant och bifoga allt som kan ha relevans.
För att trygga din anonymitet tillhandahålls ett rapporteringsverktyg av en extern och oberoende aktör. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordskyddad. Du behöver aldrig uppge din identitet om du inte vill. Du kan välja att rapportera enligt följande:
Rapporteringsverktyg: https://npmgroup.whistlelink.com/
Telefon: 0771-40 46 40
Fysiskt möte: Vänligen ring in alternativt meddela via rapporteringsverktyget och ange att du önskar fysiskt möte.
Vem tar emot anmälan?
För att säkerställa oberoende och sekretess tas alla anmälningar emot av extern aktör som skickar vidare ärendet, anonymt, till HR-chef (”Ärendehanterare”). Om ett ärende berör Ärendehanterare skickas i stället anmälan till CFO.
Vid behov av extern kompetens, kan utredningar kan även ske av extern aktör med lång erfarenhet av visselblåsarärenden och relaterade utredningar. Inga uppgifter om dig som anmälare kommer att avslöjas såvida du inte gett ditt godkännande till detta. Du väljer själv om du vill vara helt anonym för den oberoende aktörens utredare eller om du vill säga vem du är.
Återkoppling
Inom en vecka efter din anmälan via rapporteringsverktyget kan du logga in igen med ditt personliga login och lösenord för att se eventuella följdfrågor/kommentarer från NPM Group. Du kan följa upp ditt ärende via rapporteringsverktyget om du nedtecknat ärendenummer samt koden som du får när du genomför din anmälan. Logga in regelbundet eftersom utredarna kan komma att behöva ställa kompletterande frågor till dig och i vissa fall vilja agera snabbt. Senast inom tre månader kommer NPM Group återrapportera status i ärendet.
Personuppgifter och anonymitet
NPM Group tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten. Rättigheter för personer som förekommer i ärenden i visselblåsarprocessen skyddas enligt gällande dataskyddslagar. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas. I övrigt hänvisas till
NPM Group AB:s personuppgiftspolicy.
Missbruk
NPM Group kommer att utreda alla ärenden som larmas. Det är viktigt att varje individ som larmar verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. NPM Group ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser och kan vidta disciplinära åtgärder gentemot den som i ont uppsåt anklagar någon annan.
Ansvar
Ansvarig för denna policy är HR-chef. Policyn revideras årligen.